Формирование отчета в Пенсионный фонд (месячная персонификация)

в программе «1С: Бухгалтерия 8»

Начиная с версии 1.1.15, в программе «1С: Бухгалтерия 8» размещен новый отчет в Пенсионный фонд (месячная персонификация). Как его правильно заполнить и сохранить в электронном виде?  Как импортировать данные в АРМ ЗС и пересохранить их?

 Отчет в Пенсионный фонд (месячная персонификация) размещен в списке левой части окна «Регламентированные отчеты» из меню «Отчеты». А если нажать кнопку «Справочник отчетов», то откроется справочник «Регламентированные отчеты» и в  папке «Звітність у фонди» можно также найти этот отчет. Приложение 4 и «Таблица 1», «Таблица 2» и т. д. расположены по закладкам «Перечень таблиц», «Таблица 1», «Таблица 2» соответственно. По закладке «Виды расчетов» в поле «Больничные»  «Отпускные» выбираем «Больничный за счет предприятия», «Больничный за счет соцстраха» и «Отпускные» из справочника «Начисления организации». В строке «Каталог сохранения файлов» выбираем каталог для сохранения отчетов в электронном виде, например C:\Program Files\1cv81\ПЕРСОНИФИКАЦИЯ 2010\01.10. Для заполнения отчетов нажимаем кнопку «Заполнить». Откроем закладку «Перечень таблиц». Программа указала заполненные таблицы и количество строк. Необходимо указать «Вихідний номер у страхувальника» и проверить указан «Код органу Пенсійного фонду». Проверяем правильность заполнения: Таблица 6 является собственно персонификацией,  в Таблице 7 указаны данные по работникам, которым начислены больничные и отпускные, в Таблице 5 должны быть введены те работники, которые приняты или уволены в отчетном месяце, Таблица 8 заполняется при наличии оснований для учета стажа отдельным категориям лиц, Таблица 1 отражает итоговые суммы и является аналогом формы 23. Итак отчет заполнен правильно. Для печати отчета открываем печатную форму кнопкой «Печать», которая расположена в нижней части окна. Для сохранения в электронном виде, нажимаем кнопку «Выгрузить (в файл *.pfz)». Программа в «Табло» дает сообщение о том, что записан файл и открывается окно, в котором программа сообщает об успешной выгрузке и рассказывает каким образом перенести данные в программу АРМ ЗС. Открываем каталог сохранения и видим сохраненные файлы Приложения 4 и Таблиц в формате *.xml и файл в формате *.pfz, который представляет zip архив этих файлов. Открываем программу АРМ ЗС.  Если версия программы устарела, то ее можно обновить из сайта http://www.spov.com.ua/.Последняя версия программы 8.84 от 11.02.10. Выбираем команду «Звіт в форматі XML» из меню «Документ» - «Імпорт». Программа даст сообщение об успешном принятии документа. Откроем  окно «Щомісячна персоніфікація» из меню «Звітність». Откроем Таблицу 1 и у бедимся в правильности данных. Все правильно. Для сохранения, нажимаем кнопку «Зберегти на диск» и указываем каталог сохранения. Программа выполнит сохранения в файл с расширением *.pfz.

Документы «Реализация товаров и услуг» с видом операции «Продажа, комиссия» и «Поступление товаров и услуг» с видом операции «Покупка, комиссия» при отражении первого события не формируют проводки по налоговому учету. Опция «Отразить в налоговом учете» включена.

На формирование проводок в налоговом учете при отражении операций поступления/отгрузки влияет параметр «Дата актуальности учета». Если документы проводятся с датой более поздней, чем дата актуальности, то они не формируют целый ряд проводок по налоговому учету, таких как расчет себестоимости, списываемых ТМЦ в бухгалтерском учете; расчет налоговой себестоимости запасов при их выбытии; погашение задолженности перед контрагентами и пр. В бухгалтерском учете, документы при проведении отражаются всегда. Для установки даты необходимо открыть окно «Дата актуальности учета» из меню «Предприятие». Выполнить выбор в строке «Способ указания» - «Общая дата» или «По разделам учета» и в строке «Дата актуальности учета» ввести дату.
После записи даты актуальности программа откроет следующее окно «Изменение даты актуальности», в котором необходимо включить соответствующую опцию.

Не формируется документ «Налоговая накладная» при вводе на основании документа «Реализация товаров и услуг». Почему?

Может быть несколько причин. Первая причина заключается в том, что документ «Реализация товаров и услуг» введен позже даты актуальности учета. Вторая причина - в документе «Реализация товаров и услуг» введена ссылка на документ «Договор» в котором не определена схема налогового учета, т. е. по закладке «Налоговый учет» в строке «Схема налогового учета» не выбрана позиция. А если она выбрана, например, «По первому событию», то в справочнике «Схемы налогового учета по Договорам», по этой позиции не указан момент определения базы НДС.

Возможно ли взаиморасчеты с контрагентами вести в разрезе не только договоров, но и по расчетным документам?

Возможность ведения учета с дополнительной детализацией возможна. Откроем окно «Настройка параметров учета» из меню «Предприятие». По закладке «Прочий аналитический учет», включаем опцию «Вести расчеты по документам». В этом случае будет автоматически выбран учет расчетов по методу «ФИФО». При этом нужно помнить, что изменение данного параметра приводит к автоматическому изменению аналитики в плане счетов бухгалтерского учета. Если в момент изменения параметров в базе уже существуют данные, связанные с изменяемыми счетами, то в результате может быть утеряна часть информации или информация может оказаться некорректной. Поэтому, к изменению параметров в процессе работы нужно подходить обдуманно.

При вводе авансовых платежей, как поставщикам, так и от покупателей, документы «Платежное поручение исходящее» и «Платежное поручение входящее» не формируют проводок по валовым расходам и по валовым доходам. Почему?

В программе принята следующая схема момента возникновения валовых доходов и расходов. При отражении операциий по покупке и по продаже, независимо от выбранной в договоре схемы налогового учета, осуществляется формирование проводок по валовым расходам и доходам. В конце квартала в документ «Регистрация авансов в налоговом учете» вводится информация обо всех договорах текущего периода, по которым момент возникновения валовых доходов и валовых расходов отличается от уже использованного по методу «отгрузки». Проведенный документ корректирует введенные валовые доходы и расходы. Такая методика имеет место потому, что при осуществлении предоплаты не всегда известно имеет ли право предприятие на валовые расходы, к какому виду активов относятся материальные ценности, будут ли они принимать участие в хозяйственной деятельности предприятия. Кроме того, в одном и том же счете могут быть активы разного вида.

Каким образом изменить ставки по начислению и уплате страховых взносов и максимальный размер заработной платы (дохода), с которой уплачиваются страховые взносы?

В справочнике «Налоги» из меню «Операции» - «Справочники» перечислены все виды страховых взносов. Если откроем папку «Взносы на ФОТ» и выберем, например, «Пенсионный ФОТ (основной состав)», то с помощью кнопки «Перейти» можно открыть справочник «Шкала ставок налогов». В этом справочнике есть возможность ввести новую ставку по начислению взносов в Пенсионный фонд. Аналогично вводятся ставки по другим позициям справочника «Налоги». Для ввода максимального размера заработной платы (дохода), с которой уплачиваются страховые взносы, необходимо с помощью кнопки «Перейти» из справочника «Налоги» выбрать справочник «Сведения о Взносах в фонды».

Как можно быстро найти сведения о нужном работнике?

Необходимо открыть регистр сведений «Работники». Отсортировав список сотрудников в колонке «Сотрудник» в алфавитном порядке, выбираем нужного сотрудника и нажимаем кнопку «История». Открывается окно регистра «Сведения о работнике организации», в котором выбираем необходимый приказ. Он содержит всю необходимую информацию.

Каким образом можно оформить возврат МБП, находящихся в эксплуатации, на склад?
Сначала необходимо оформить списание МБП «Списание малоценки из эксплуатации». он сформирует проводку по закрытию счета МЦ, как было описано выше, в предыдущей статье. А потом ввести документ «Оприходование товаров» из меню «Основная деятельность» - «Складские». В табличную часть, по закладке «Товары» вводим наименование МБП, вводим количество и цену, а также счет учета 221. По закладке «Счета учета» вводим счет 719 «Другие доходы от операционной деятельности». В строке «Статьи доходов», откроется справочник «Статьи доходов» и вводим позицию «Возврат МБП из эксплуатации».

В программе «1С: Бухгалтерия 7.7» мы привыкли пользоваться отчетом «Журнал-ордер по субконто», а есть ли такой отчет в программе «1С: Бухгалтерия 8.0».

В меню «Отчеты» программы «1С: Бухгалтерия 8.0» такого отчета Вы не увидите. Но это не означает, что его нет в программе. Давайте откроем отчет «Обороты счета». Открываем окно «Настройка», нажав одноименную кнопку. По закладке «Общие» введем счет, например 631, введем даты. Выбираем «Период» - «По дням» и включена опция «Все периоды». Выключим опцию «Обороты со счетами Дебет» . Нажимаем «ОК». Итак, отчет удалось открыть. Теперь, откроем этот отчет для одного поставщика. Откроем закладку «Отбор» и в строке «Контрагенты» в графу «Значение» выбираем наименование контрагента из справочника «Контрагенты». Отчет открыт для одного контрагента.

В программе «1С: Бухгалтерия 7.7» при заполнении регламентированных отчетов, например Декларации по налогу на прибыль, есть возможность расшифровки сумм отчета. В программе «1С: Бухгалтерия 8.0», есть ли такая возможность, а если есть, каким образом ею можно воспользоваться?

В программе «1С: Бухгалтерия 7.7» такая возможность также предусмотрена, но не для всех форм отчетов. Признаком того, что есть такая возможность будет присутствие текстовой кнопки «Расшифровка», если открыта печатная форма отчета. Кнопка становится доступной после автоматического заполнения отчета по данным информационной базы. Если по выделенной ячейке нельзя получить данные, программа спросит о получении расшифровки для всех ячеек. при положительном ответе, будет сформирован список слагаемых суммы. По каждому слагаемому можно двойным щелчком выйти на стандартный отчет: анализ счета или оборотно-сальдовую ведомость по счету. Если мы захотим сохранить не только отчет , а и расшифровку, то необходимо нажать кнопку «Настройка» - «Расшифровка» - «Сохранять». Это дает возможность открыть сохранившийся отчет и посмотреть расшифровку его сумм, но скорректировать возможности уже не будет.

Программа «1С: Бухгалтерия 8.0» заполняет автоматически документ «Инвентаризация товаров на складе»? Каким образом сравнить остатки по различным складам из разных информационных баз?

Документ «Инвентаризация товаров на складе» позволяет выполнить инвентаризацию, т. е. распечатать список запасов по складам, сверить с их наличием на складе и ввести поправку. Табличная часть документа заполняется автоматически при условии, что при настройке программы, в окне «Настройка параметров учета» из меню «Предприятие», по закладке «Аналитический учет МПЗ» включена опция «Вести складской учет». Для получения печатной формы, необходимо нажать кнопку «Акт инвентаризации товаров на складе». Можно сохранить печатную форму отдельным файлом в формате *xml с помощью команды «Сохранить как» из меню Файл. Если сохранить Акты по инвентаризации по разным складам таким образом, то их можно сравнить между собой, даже если учет складов ведется в разных информационных базах. Для этого используют команду «Сравнить файлы» из меню «Файл»(см.Рис.). В открытом окне выполняют ссылку на два файла, информацию которых хотят сравнить и их печатные формы будут открыты одновременно.

Как определяется базовый месяц для расчета коэффициента индексации?

Информация о базовом месяце вносится при помощи двух документов: «Приказ о приеме в организацию» и «Кадровое перемещение». Эти документы выполняют движения в регистре сведений «Коэффициент повышения окладов». Если сотрудник новый или вводится информация о сотруднике при внесении остатков, используют документ «Прием на работу в организацию». Для нового сотрудника значение реквизита «Дата приема» в верхней табличной части документа обозначает базовый месяц для расчета коэффициента индексации. Для сотрудника, работающего на предприятии, по которому вводится информация на этапе внесения остатков, заполняется реквизит «Базовый период индексации зарплаты». Если требуется определить базовый месяц в процессе работы с конфигурацией, используют документ «Кадровое перемещение». В документе следует установить флаг «Индексация заработка с коэффициентом». Значение коэффициента программой в данном случае игнорируется.

Если при приобретении товара через подотчетное лицо существуют дополнительные расходы. Каким образом оформить эти хозяйственные операции в программе «1С: Бухгалтерия 8.0»?

С помощью документа «Авансовый отчет» вводим хозяйственные операции по поступлению товаров от подотчетного лица, так как было описано в предыдущей статье, а также взаиморасчеты с поставщиком по дополнительным расходам на приобретение. Отражение дополнительных расходов, относящихся на себестоимость приобретенного товара оформляем документом «Поступление доп. расходов». Форму этого документа открываем из меню «Основная деятельность» - «Покупка». При заполнении документа, необходимо обратить внимание на строку: «Способ распределения» - по количеству или по сумме. В табличной части документа, по закладке «Товары» ввести наименование товара, количество, сумму стоимости и сумма дополнительных расходов, а также документ, который формирует партию. В данном случае, это документ «Авансовый отчет». Документ «Поступление доп. расходов» сформирует проводки по отнесению расходов на стоимость товара, а также проводку по налоговому кредиту НДС.

Наше предприятие приобрело основное средство через подотчетное лицо. Какими документами можно оформить поступление основного средства на баланс и отразить расчеты с поставщиками?

Поступление основного средства на баланс вводим документами «Поступление товаров и услуг» и «Ввод в эксплуатацию ОС». Они сформирую проводки по счетам 1521 «Приобретение основных средств» и 10 «Основные средства». А отражение расчетов с поставщиками выполняем документом «Авансовый отчет». В табличной части документа заполняем закладку «Оплата» аналогично задаче, рассмотренной в предыдущей статье. Этот документ сформирует проводку: Дт 631 (3772), Кт 3721.

Каким образом можно ввести наименование валюты и курс НБУ в программу «1С: Бухгалтерия 8.0» ?

Откроем справочник «Валюты» из меню «Банк и касса» и нажимаем кнопку «Подбор из классификатора». После нажатия на эту кнопку появляется Классификатор иностранных валют и банковских металлов, утвержденный Постановлением Правления Национального банка Украины 04.02.98 г. №34 (в редакции постановления Правления Национального банка Украины 02.10.2002 г. №378). Двойной щелчок мышью по наименованию валюты позволяет открыть диалог формы настройки выбранной валюты. Он представлен на Рис.1. В поле «История курсов», с помощью кнопки «Добавить» вводим ручным вводом курс НБУ и кратность. Лучше всего вводить курс НБУ с кратностью 100.

Почему при выплате заработной платы в Расходном кассовом ордере и Платежном поручении (исходящем) выдается сообщение «По текущей ведомости нет сумм к выплате или выплаты уже производились!», хотя выплата не производилась и суммы к выплате есть?

Если в документе «Зарплата к выплате организаций», в табличной части, в поле «Отметка» установлено значение «Не выплачено», появится такое сообщение. Следует с помощью кнопки «Заменить отметку на...» изменить отметку на «Выплачено».

Как выплатить заработную плату через банк, если расчетные счета сотрудников находятся в разных банках?

Для каждого банка формируют документ «Зарплата к выплате организаций» и вводят в этот документ только тех сотрудников, счета которых находятся в этом банке. Далее на основании каждой ведомости по выплате заработной платы следует внести отдельный документ «Платежное поручение (исходящее)».

Как в программе отразить факт повышения оклада сотрудника?

Для отражения факта увеличения оклада сотрудника, необходимо открыть документ «Кадровое перемещение организации». В документе указать дату изменения, выбрать сотрудника на закладке «Начисления» для вида расчета «Оклад по дням», установить действие «Изменить» и ввести новое значение оклада сотрудника. Начиная с релиза 1.0.9 при работе с документом «Кадровое перемещение организации» доступна возможность выполнения групповых действий с основными начислениями «Оклад по дням», «Оклад по часам».

Есть ли в программе такая возможность, запретить изменять введенные документы после закрытия налогового периода?

Да, такая возможность есть. После закрытия налогового периода и сдачи отчетов имеет смысл поставить запрет на изменение введенных документов, так как возможны случайные и непреднамеренные внесения изменений в уже проведенные документы. Откройте окно «Дата запрета изменения документов» из меню «Сервис» - «Управление пользователями и доступом». В строке «Способ указания даты запрета изменения данных» можно сделать выбор: по общей дате - одновременно для всех организаций и пользователей; по организации и дате - даты запрета для отдельных организаций; по организации, пользователям и дате.

Можно ли ввести розничные цены каждого товара по каждому магазину?

Да, такая возможность есть. Для этого необходимо в справочнике «Склады (места хранения» из меню «Склад» ввести по каждому розничному складу свой тип цен. Для этого в строке «Тип цен» открыть справочник «Типы цен номенклатуры» и например, для магазина №1 ввести «Розничная цена магазина №1», для магазина №2 - «Розничная цена магазина №2». В справочнике «Номенклатура» по каждому виду товара, по закладке «Цены» нажать кнопку «Ввести документ «Установка цен», откроется справочник «Установка цен номенклатуры», в котором выбрать тип цены, например «Розничная цена магазина №1», а в табличной части выбрать товар и указать розничную цену. Нажимаем кнопку «Записать». В этом справочнике можно открыть печатную форму, для этого нажимаем кнопку «Перечень цен». Нажать «ОК», а в справочнике «Номенклатура» нажать кнопку «Обновить» и введенная цена будет в справочнике. Розничные цены фиксируются по датам. Здесь можно нажать кнопку «История» и открыть цены по датам для данного товара.

С помощью каких отчетов удобно видеть наличие товаров по наименованию и партиям на оптовых складах и розничных складах?

Откроем отчет «Остатки и обороты» из меню «Отчеты» - «Прочие». В строке «Раздел учета» можно выбрать «Партии товаров на складах (налоговый учет)» и нажать кнопку «Сформировать». Программа откроет печатную форму отчета, где будет виден начальный остаток, приход, расход, конечный остаток по всем видам товаров, партиям и складам за выбраный период. Есть возможность выполнить отбор при нажатии кнопки «Отбор» по номенклатуре, по счету учета, по складу. С помощью кнопки «Настройка» есть возможность настроить печатную форму для удобства в любом разрезе. При выборе в строке «Раздел учета» - «Товары в НТТ в продажных ценах (налоговый учет)» и нажатии кнопки «Сформировать», программа покажет движение товаров по неавтоматизированной торговой точке.

Можно ли в программе оформить одну Налоговую накладную по розничным продажам за день?

Да, такая возможность есть. Оформить такую Налоговую накладную можно несколькими способами. Откроем журнал «Налоговая накладная из меню «Продажа» и выбираем форму документа «Итоговая в рознице по облагаемому НДС». В табличной части вводим позицию «Реализация в розницу» в справочник «Номенклатура», количество один и общую сумму с НДС. Документ сформирует проводку, представленую на Рис.2. Если торговых точек предприятие имеет не одну, то с помощью обработки «Формирование налоговых накладных по рознице» из меню «Продажа» или из меню «Налоговый учет», за каждый день будет сформирована итоговая налоговая накладная на общую сумму. В форме обработки можно включить соответствующие опции (см Рис.1). Форму обработки можно открыть с помощью кнопки «Ввести на основании» на основании документа «Отчет о розничных продажах». Но в этом случае, с помощью обработки, будет сформирована Налоговая накладная только на сумму НДС, отраженном в документе-основании.

Есть ли в программе «1С: Бухгалтерия 8» возможность сохранения печатных форм документов и отчетов, в том числе регламентированных, для передачи по компьютерной сети или Интернет?

Да, такая возможность есть. Сохранение печатных форм документов и отчетов, в том числе регламентированных, возможна в различных форматах, что позволяет их передать пользователям, у которых не установлена программа «1С: Бухгалтерия 8». При открытой печатной форме выбираем команду «Сохранить копию...» и в открытом окне выбираем каталог сохранения и тип файла, вводим наименование файла и нажимаем кнопку «Сохранить». В строке «Тип файла» программа дает возможность сохранения в различных форматах: HTML (*htm) - дает возможность вывода в файл HTML последней поддерживаемой версии; HTML3(*htm) и HTML 4(*htm) - вывод в файл версий HTML 3 и ниже и HTML 4 и ниже соответственно; Лист Excel (*.xls), Лист Excel 95(*.xls) - открывается программой Microsoft Excel, начиная с версии Excel95; Лист Excel 97(*.xls) - открывается программой Microsoft Excel, начиная с версии Excel97; Табличный документ (*mxl) - сформированный файл можно открыть из программ версии 7.7; Текстовый файл ANSI (Windows) (*.txt), Текстовый файл UTF-8 (*.txt) - текстовый файл можна открыть любым текстовым оедактором, работающим с кодировкой ANSI и UTF-8 соответственно. Например, сохранение печатной формы документа «Счет-фактура» в формате HTML даст возможность переслать заказчику по электронной почте. Необходимо учесть, что при сохранении документа в файл другого формата возможна потеря некоторых элементов оформления.

Наше предприятие закрыло налоговый период 3-й квартал 2008 г. Есть ли возможность в программе “1С: Бухгалтерия 8” запретить изменения в документах, введенных до конца 3-го квартала включительно, а также ввод новых документов?

Да, такая возможность есть. Для указания даты запрета изменения данных в веденных документах, а также ввода новых документов, необходимо открыть окно «Дата запрета изменения данных» из меню «Сервис» - «Управление пользователями и доступом». Оно представлено на Рис. Существует несколько способов указания даты запрета изменения данных: «Общая дата» - вводится общая дата запрета изменения данных; «По организациям» - возможность выбора наименования организации и даты запрета; «По организациям и пользователям» - наименования организаций и даты, имена пользователей и даты по каждому пользователю. Если пользователю предоставлены полные права, то ввода даты запрета в указанном окне недостаточно. Необходимо включить опцию «Распространить дату запрета на пользователей с полными правами» в окне «Настройка программы» из меню «Сервис» по закладке «Запрет изменения данных» (выпуск программы 1.1.6.5). После указания даты запрета, при вводе нового документа датой закрытого периода, программа даст сообщение: «Редактирование данных этого периода запрещено. Изменения не могут быть записаны...».